Excel, một công cụ không thể thiếu với hầu hết mọi người làm việc văn phòng, được đánh giá cao nhờ tính năng linh hoạt và đa dụng của nó. Để tăng hiệu quả và tốc độ làm việc trong Excel, các phím tắt excel đóng vai trò vô cùng quan trọng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về các phím tắt trong Excel, bao gồm các thao tác chọn và di chuyển, chỉnh sửa, định dạng, công thức, bảng biểu và nhiều thao tác khác. Các phím tắt này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu của mình.
Chọn và di chuyển
Chọn toàn bộ trang tính
Chọn toàn bộ trang tính là một thao tác cơ bản nhưng rất hữu ích trong nhiều tình huống. Bạn có thể tự tin làm điều này chỉ bằng tổ hợp phím Ctrl + A. Để chọn toàn bộ trang tính, bạn cần nhấn Ctrl + A hai lần. Lần đầu tiên sẽ chỉ chọn vùng dữ liệu xung quanh ô hiện tại, còn lần thứ hai sẽ mở rộng vùng chọn này ra toàn bộ trang tính. Việc này giống như việc bạn vẽ một vòng tròn bao quanh tất cả các dữ liệu quan trọng chỉ trong một cái nhìn.
| Tổ hợp phím | Chức năng |
|---|---|
| Ctrl + A | Chọn vùng dữ liệu xung quanh ô hiện tại |
| Ctrl + A (2 lần) | Chọn toàn bộ trang tính |
Chọn dữ liệu liền kề
Việc chọn dữ liệu liên kề là điều không thể thiếu khi bạn muốn làm việc nhanh chóng và chính xác trên một vùng dữ liệu lớn. Tổ hợp phím Ctrl + Shift + Mũi tên sẽ giúp bạn thực hiện điều này dễ dàng. Ví dụ, Ctrl + Shift + Mũi tên Xuống sẽ chọn toàn bộ các ô từ ô hiện tại xuống ô cuối cùng trong cột. Điều này giống như bạn đang cầm lấy đầu dây của một tấm ruy-băng dài bất tận, rồi kéo từ đầu này đến đầu kia chỉ trong một lần nhấn.
Chọn toàn bộ bảng
Chọn toàn bộ bảng từ nhiều nguồn có thể là một thách thức nếu bạn không biết đến phím tắt Ctrl. Giữ Ctrl và nhấp chuột vào các vùng dữ liệu cần chọn sẽ giúp bạn chọn những vùng không liên tiếp một cách dễ dàng. Điều này tương tự như việc bạn nắm bắt những mảnh ghép từ nhiều nơi khác nhau và ghép chúng lại thành một bức tranh hoàn chỉnh.
Di chuyển tới ô đầu tiên
Để di chuyển đến ô đầu tiên của trang tính, ô A1, bạn chỉ cần sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Home. Điều này giúp bạn dễ dàng trở lại điểm xuất phát, giống như bạn trở về ngôi nhà thân yêu sau một chuyến hành trình dài.
| Tổ hợp phím | Chức năng |
|---|---|
| Ctrl + Home | Di chuyển tới ô đầu tiên (ô A1) |
Di chuyển tới ô cuối cùng
Ngược lại, để di chuyển tới ô cuối cùng có dữ liệu trong trang tính, bạn nhấn Ctrl + End. Đây là một cách nhanh chóng để bạn kiểm tra xem điểm cuối của tập dữ liệu của mình nằm ở đâu, giống như bạn đang đi đến chân trời của một vùng đất rộng lớn.
Di chuyển tới bờ rìa dữ liệu
Khi bạn muốn di chuyển tới ô cuối cùng có dữ liệu trong cột hoặc hàng hiện tại, tổ hợp phím Ctrl + Mũi tên phải hoặc Ctrl + Mũi tên xuống chẳng khác gì một đôi giày thần kỳ giúp bạn bước dài qua các ô trống để tới đích một cách nhanh chóng.
Chỉnh sửa
Nhập dữ liệu giống nhau vào nhiều ô
Khi bạn cần sao chép và dán dữ liệu vào nhiều ô cùng lúc, Ctrl + D sẽ sao chép dữ liệu từ ô phía trên vào các ô đã chọn. Tương tự, Ctrl + R sẽ sao chép dữ liệu từ ô bên trái vào các ô được chọn. Nhấn Ctrl + Shift + Y để lặp lại thao tác cuối cùng, giúp mọi thao tác của bạn trở nên liền mạch và dễ dàng.
| Tổ hợp phím | Chức năng |
|---|---|
| Ctrl + D | Sao chép dữ liệu từ ô phía trên vào các ô đã chọn |
| Ctrl + R | Sao chép dữ liệu từ ô bên trái vào các ô đã chọn |
| Ctrl + Shift + Y | Lặp lại thao tác cuối cùng |
Chỉnh sửa ô hiện tại
Để chỉnh sửa nội dung của ô hiện tại, phím tắt F2 sẽ giúp bạn truy cập nhanh chóng chế độ chỉnh sửa, giống như việc bạn bật đèn soi rõ nội dung của ô muốn chỉnh sửa. Ctrl + 1 sẽ mở hộp thoại Định dạng ô để bạn có thể chỉnh sửa định dạng của ô.
Hoàn tác thao tác cuối cùng
Nếu bạn vô tình thực hiện sai thao tác, phím tắt Ctrl + Z sẽ giúp bạn hoàn tác thao tác cuối cùng. Nếu muốn quay lại thao tác đã hoàn tác, chỉ cần nhấn Ctrl + Y. Bạn cũng có thể sử dụng menu Undo trong thanh công cụ để thực hiện hoàn tác nhiều thao tác cùng một lúc, giống như lật cuốn sách về những trang trước một cách nhẹ nhàng.
Định dạng
Định dạng ô
Để căn chỉnh và định dạng văn bản trong các ô, bạn có thể sử dụng các phím tắt như sau:
- Ctrl + L: Căn lề trái.
- Ctrl + E: Căn giữa.
- Ctrl + R: Căn lề phải.
- Alt + Enter: Tự động xuống dòng trong ô.
- Ctrl + 1: Mở hộp thoại Định dạng ô.
In đậm
In đậm dữ liệu là một cách hiệu quả để làm nổi bật thông tin quan trọng. Sử dụng Ctrl + B để thực hiện thao tác này. Cảm giác khi bạn nhấn tổ hợp phím này giống như việc bạn cầm một cây bút tô lên các từ khóa quan trọng trên tài liệu của mình.
| Tổ hợp phím | Chức năng |
|---|---|
| Ctrl + B | In đậm |
In nghiêng
Để làm cho dữ liệu trở nên nhấn mạnh một cách tinh tế, Ctrl + I sẽ giúp bạn in nghiêng dữ liệu một cách dễ dàng. Điều này tạo cảm giác nhịp điệu hơn cho thông tin của bạn, giống như những lời nhấn nhá trong bài hát.
Gạch chân
Gạch chân dữ liệu để làm nổi bật là một cách truyền thống và hữu dụng. Ctrl + U sẽ giúp bạn thực hiện điều này nhanh chóng, tạo cảm giác như bạn đang vạch ra một đường kẻ dưới từ khóa quan trọng.
Định dạng số
Để định dạng số trong Excel, bạn có thể sử dụng các phím tắt sau đây:
| Tổ hợp phím | Chức năng |
|---|---|
| Ctrl + Shift + ~ | Định dạng chung |
| Ctrl + Shift + ! | Định dạng số với 2 chữ số thập phân và dấu phân cách hàng nghìn |
| Ctrl + Shift + $ | Định dạng tiền tệ với 2 chữ số thập phân và số âm trong ngoặc |
| Ctrl + Shift + # | Định dạng ngày tháng |
| Ctrl + Shift + @ | Định dạng thời gian với phút và AM/PM |
| Ctrl + Shift + % | Định dạng phần trăm không có chữ số thập phân |
| Ctrl + Shift + ^ | Định dạng khoa học với 2 chữ số thập phân |
Ẩn/hiện cột
Để ẩn và hiện cột trong bảng tính, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + 0 để ẩn cột và Ctrl + Shift + 0 để hiện lại cột đã ẩn. Điều này giống như bạn che đi những phần không cần thiết để tập trung vào những gì quan trọng nhất.
Ẩn/hiện hàng
Để ẩn dễ dàng hàng, bạn nhấn Ctrl + 9 và để hiện lại hàng đã ẩn, nhấn Ctrl + Shift + 9.
Công thức
Chèn hàm
Để chèn một hàm trong Excel, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + = để mở hộp thoại “Insert Function”. Điều này giống như bạn gọi đầu bếp chuyên nghiệp để chế biến món ăn theo yêu cầu của mình.
Chèn biến thay thế vào công thức
Sử dụng Ctrl + Shift + A để chèn biến thay thế vào công thức, sau đó nhấn Ctrl + Enter để hoàn tất công thức. Tình huống này tựa như bạn đang ghi chú các thành phần của công thức vào sổ tay của mình khi làm món ăn ngon.
Tính tổng dữ liệu
Để tính tổng dữ liệu, bạn có thể sử dụng công thức SUM cùng với phím tắt Alt + = hoặc Ctrl + Shift + T. Đây là một trong những thao tác hữu ích và phổ biến nhất trong Excel, giúp bạn nhanh chóng tổng hợp giá trị.
Hiển thị/ẩn công thức
Để hiển thị hoặc ẩn công thức trong Excel, phím tắt Ctrl + ` (dấu huyền) sẽ giúp bạn chuyển đổi giữa hiển thị công thức và giá trị. Điều này làm cho công thức của bạn trở nên minh bạch giống như việc lật mở một trang sách.
Bảng biểu
Chèn bảng biểu
Để chèn bảng biểu trong Excel, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + T. Kết hợp với việc chọn dữ liệu trước đó, bảng biểu sẽ được tạo ra một cách nhanh chóng. Tương tự như việc bạn chỉ cần một cây đũa thần là có thể tạo nên một bữa tiệc đầy màu sắc.
Chèn biểu đồ vào trang tính hiện tại
Để chèn biểu đồ vào trang tính hiện tại, bạn chọn dữ liệu cần vẽ biểu đồ và nhấn tổ hợp phím Alt + F1. Bạn sẽ cảm nhận như thể đang vẽ một bức tranh sống động từ những con số khô khan.
Chèn biểu đồ vào trang tính mới
Để đưa biểu đồ vào trang tính mới, bạn chỉ cần nhấn phím F11 sau khi chọn dữ liệu. Biểu đồ sẽ xuất hiện trong trang tính mới, tựa như một tác phẩm nghệ thuật mới mẻ và đầy bất ngờ.
Hai thao tác này sẽ giúp công việc của bạn trở nên mượt mà và dễ chịu hơn khi bạn cần trình bày dữ liệu dưới dạng hình ảnh.
Thao tác khác
Mở hộp thoại tìm kiếm
Để mở hộp thoại tìm kiếm trong Excel, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + F. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm kiếm các giá trị hoặc các thành phần trong bảng tính của mình, giống như đang dò tìm kho báu giữa biển khơi.
Mở hộp thoại thay thế
Mở hộp thoại thay thế bằng phím tắt Ctrl + H sẽ giúp bạn thao tác thay thế các giá trị một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đây là công cụ mạnh mẽ để thay đổi hàng loạt mà không cần tốn công sức chỉnh sửa từng ô.
Mở hộp thoại đi tới
Để di chuyển tới một ô cụ thể, bạn có thể nhấn F5 hoặc Ctrl + G. Hộp thoại “Đi tới” giúp bạn nhập chính xác địa chỉ ô, giống như chiếc la bàn định vị giúp bạn tìm đến địa chỉ mình cần.
Mở hộp thoại định dạng ô
Phím tắt Ctrl + 1 sẽ mở hộp thoại “Định dạng ô” cho phép bạn tùy chỉnh các thuộc tính như kiểu số, căn chỉnh, phông chữ, viền, màu nền. Điều này giúp trang tính của bạn trở nên thú vị và cuốn hút hơn.
Chèn ngày hiện tại
Chèn ngày hiện tại vào ô bằng phím tắt Ctrl + ; (dấu chấm phẩy). Giống như bạn đang ghi lại dấu ấn thời gian vào trang tính của mình.
Chèn giờ hiện tại
Để chèn giờ hiện tại, sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + ; (dấu chấm phẩy). Điều này giúp bạn theo dõi thời gian một cách chính xác và thuận tiện.
Lời kết cho các phím tắt Excel
Như vậy, các phím tắt trong Excel không chỉ giúp bạn làm việc nhanh hơn mà còn tạo ra sự chuyên nghiệp trong từng thao tác. Từ việc chọn và di chuyển, chỉnh sửa, định dạng, đến công thức và bảng biểu, tất cả đều trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Hãy sử dụng thành thạo các phím tắt này để làm việc hiệu quả hơn và biến Excel thành công cụ mạnh mẽ nhất cho công việc của bạn.
